Excel en comptabilité : une bonne idée ?
Comme tous les outils de la Suite Microsoft Office, Excel est une « powerhouse » aux multiples possibilités. Vous pouvez à la fois y saisir votre liste de course comme vos frais professionnels, vos tableaux de bords d’entreprise ou enregistrer une liste de contact.
Mais s’il y a bien un usage pour lequel ce logiciel semble parfaitement adapté, c’est bien la comptabilité. Avec ses fonctionnalités de calcul avancées et sa capacité à produire des graphiques, Excel peut s’avérer être votre meilleur allié pour la gestion de comptabilité, même si celui-ci présente quelques limites. On fait le point dans cet article.
Excel intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour le suivi de votre comptabilité
La gestion de la comptabilité est une discipline exigeante. Les erreurs peuvent se payer très cher et on doit mobiliser de nombreuses fonctionnalités pour effectuer un suivi exhaustif. C’est justement les points fort d’Excel.
De la puissance de calcul
Le tableur de Microsoft Office offre une vaste palette de fonctionnalités de calcul allant des simplets additions / soustraction à la mise en place de tableaux croisés dynamiques (TCD). Autrement dit, on peut tout à fait traiter de la façon qu’on veut l’ensemble des données comptables que l’on sera amené à manipuler. Il est très aisé de calculer son chiffre d’affaire et ses charges, de distinguer les grandes masses monétaires qui constitue les immobilisation grâce aux TCD ou encore d’importer de vastes données issues d’un autre fichier pour y effectuer un traitement massif.
Des visualisations sur mesure pour réaliser des tableaux de bord
La comptabilité permet de prendre le pouls de l’entreprise. Mais cette discipline est aussi essentielle au bon pilotage de l’activité. Les données traitées doivent donc « parler » facilement au comptable mais aussi au chef d’entreprise, voire pouvoir convaincre des financeurs. Excel propose de puissantes fonctionnalités pour créer des graphiques de toutes formes :
- Courbes
- Camemberts
- Diagrammes en bâtions
- Boîtes à moustache…
Ces représentations visuelles variées permettent de rendre les données intelligibles en un coup d’œil afin d’identifier facilement la structure comptable de l’entreprise.
Il existe d’ailleurs de nombreux tableaux de bords préconfigurés en comptabilité qui permettront de facilement de mettre en page ces rapports, sans connaissances techniques préalables.
Des solutions d’automatisation
Outre la rigueur et le risque d’erreur, une des difficultés dans le suivi de process de comptabilité c’est la répétitivité de certaines tâches. Excel permet de gagner un temps précieux en automatisant une partie des traitements, notamment grâce aux macros et au développement VBA. Cette fonctionnalité permet d’appliquer des modifications complexes à l’ensemble d’un tableau ou à une zone de celui-ci. On peut par exemple :
- Transformer un bilan comptable en rapport de performance
- Préparation d’un business plan
- Additionner toutes les dépenses ou recettes correspondant à une certaine catégorie
- Rentrer automatiquement les données d’un tableau dans un autre
- Appliquer des taux de TVA spécifique en fonction du type de produit / service
- Calculer les congés payées…
Pourtant, les logiciels dédiés restent souvent privilégiés
Malgré ces nombreuses fonctionnalités, il reste de nombreux chefs d’entreprises qui ne font pas le choix d’Excel. Plusieurs raisons sont évoquées :
Les expert-compable utilisent des outils spécifiquement configurés.
Lorsque les entreprises se font accompagnées par un cabinet, les experts-comptables ont tendance à intégrer dans leurs formules d’accompagnement la mise à disposition d’outils de saisie comptable permettant à l’entreprise de communiquer très simplement ses chiffres à son conseil. Ce cabinet nantais par exemple, offre un espace en ligne pour simplifier la transmission des données.
En passant par Excel, il faut à chaque fois réinventer les processus de communication des pièces comptables ce qui augmente la complexité des transferts et donc fait baisser la productivité.
Excel ne permet pas d’automatiser tous les processus comptables
Un des éléments qui fait perdre beaucoup de temps en comptabilité c’est la saisie des données depuis des documents papiers. C’est justement une des principales valeurs ajoutées proposées par les outils dédiés grâce à des « scanners intelligents » qui sont capables de reconnaître les différentes zones d’une facture et de les renseigner directement dans le logiciel.
A noter cependant que tous ces logiciels permettent généralement d’exporter les données pour qu’elles soient ensuite manipulée sous Excel, ce qui signifie que l’outil de Microsoft reste encore la référence en comptabilité.
