Pourquoi il est essentiel de former vos équipes à l’utilisation d’Office ?
S’il y a une suite logicielle que l’on retrouve dans la quasi-totalité des entreprises, c’est bien Microsoft Office. Cet ensemble d’outil permet en effet de réaliser la plupart des tâches de base de manipulation d’information : rédaction et modification de contenu texte, gestion de données, transmission de fichiers par mail… Cet outil prend aujourd’hui une place tellement centrale au sein des entreprises qu’il est désormais absolument indispensable de former vos équipes. Voici les principales raisons.
Augmenter la productivité de l’entreprise
Tout le monde connait la suite Office ou tout du moins ses deux principaux logiciels : Word et Excel, voire Microsoft PowerPoint. Les personnes qui savent vraiment profiter des fonctions avancées de ces outils sont plus rares.
Il existe effectivement des raccourcis qui vous permettent d’automatiser de nombreuses actions qui prennent généralement du temps à être réalisées « à la main ». Quelques exemples :
- Une mise en page basique d’un tableau sur Excel nécessite de geler la première ligne, de lui donner un style spécifique, d’ajouter des fonctions de tri, d’agrandir les bordures entre les colonnes et de rendre les différentes lignes plus visibles. La fonctionnalité « Mettre sous forme de tableau » permet de le faire en un clic. 15 minutes de gagnées.
- Certains utilisateurs novices de Word continuent de mettre en page chaque titre et chaque élément de texte en reproduisant autant de fois que nécessaire les paramètres visuels. De même, d’autres pourront avoir tendance à créer à la main une table des matières en rentrant chaque titre et en repérant à chaque fois le numéro de page associé. Vous êtes dans ce cas ? Sachez que vous pouvez gagner des heures de travail avec les feuilles de style.
- Sur Outlook, saviez-vous qu’il était possible de classer automatiquement dans des dossier les mails selon différents critères comme l’adresse de l’expéditeur, l’objet du message… ?
En formant vos équipes à une utilisation avancée de ces outils, chacun de vos collaborateurs sera en mesure de trouver des moyens de simplifier leurs process. A la clé, ce sont d’importants gains de productivité pour l’entreprise.
Réduire le risque d’erreurs
Dans la suite Office, les erreurs ne sont pas rares
Le fichiers Office sont faits pour être partagés, analysés et diffusés. Il faut donc que leurs versions soient bien compatibles et que vous soyez sûr que les données ne soient pas tronquées. Si vous avez l’habitude d’utiliser régulièrement. Vous avez sûrement déjà rencontre des pop-ups au démarrage de ces logiciels indiquant que tel ou tel fichier n’est pas dans la bonne version ou que sa compatibilité soit mise à jour.
Sécuriser les logiciels et former les équipes
Lorsque les données sont sensibles, ces erreurs dans leur traitement peuvent entraîner de véritables risques pour votre société. Une fois les logiciels bien configurés (il est possible de faire appelle à des entreprises informatiques comme Proselis pour cela), il faut vous assurer que vos équipes connaissent bien les bonnes pratiques. Une formation leur permettra également d’apprendre à réagir s’ils se retrouvent confrontées à ce type d’erreurs.
Favoriser l’émergence d’idées nouvelles avec les projets en collaboration
Enfin, une fois les erreurs évitées et la productivité améliorée. Il est temps de passer à la vitesse supérieure grâce à Office.
Ces outils sont pensés pour la production collaborative et donc à l’émergence d’idées collectives, bien plus puissantes à long terme que les idées individuelles. Plus concrètement, apprenez à vos collaborateurs à manipuler les modes « Modification » de Word, utilisez les fonctionnalités de partage de calendrier, co-éditez des documents en temps réel et saisissez en même temps des données dans un même fichier Excel…
Toutes ces fonctionnalités permettent à terme d’améliorer la communication interne et de faire émerger de nouvelles idées. Mais elles nécessitent de former vos salariés…
