Quelle alternative plus efficace au planning excel ?
Le planning Excel a longtemps permis d’effectuer de multiples tâches, pour son organisation personnelle ou dans le domaine des ressources humaines. Mais l’évolution des besoins des particuliers, mais surtout des professionnels impose le recours à des solutions plus sophistiquées.
Évolution des besoins en planification
Gérer les ressources humaines d’une entreprise est une activité complexe. Elle impose de lister toutes les tâches accomplies par chacun de vos collaborateurs, estimer le temps nécessaire à leur exécution afin de rechercher une répartition optimale de la charge de travail et le cas échéant, résoudre les conflits et déceler un manque de ressources à un poste donné. Il y a aussi le suivi des absences pour maladie, pour formation et les congés payés.
Lorsque les projets se multiplient (par exemple des chantiers dans le BTP) et que le nombre de personnes augmente, et que vous ne vous en sortez plus avec un simple planning Excel, il est sans doute temps de recourir à une solution dédiée au RH. Non seulement vous gagnerez du temps, mais vous vous donnez le moyen de vous focaliser sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les apports des solutions de gestion des RH
La visualisation en temps réel des activités des collaborateurs vous permet de surveiller leur temps de travail et les heures supplémentaires, ou en cas de disponibilité, de leur assigner de nouvelles tâches, dont les détails leur sont communiqués par courrier électronique ou par SMS. Vous pouvez également paramétrer les règles pour la gestion des absences et congés, ainsi que les autres obligations administratives comme les entretiens, visites médicales…
Le champ des applications d’un tel programme est très large pour apporter une réponse sur mesure à vos problèmes d’organisation et de planning de manière fiable. Dites adieu aux feuilles volantes pour les demandes d’absence et aux multiples tableaux Excel, évitant les saisies manuelles sources d’erreurs.
Tous les travaux habituellement chronophages et fastidieux sont pris en charge par le logiciel, jusqu’à l’édition des rapports, la communication de ces données aux responsables de la paie, mais aussi des activités plus pointues comme la gestion des contrats de travail (par exemple une fin de contrat proche), le suivi des compétences…
De nombreuses solutions sont aujourd’hui disponibles en ligne en mode SaaS, accessibles même sur mobile, afin de vous assister au quotidien au bureau et sur le terrain sur une interface conviviale. Certaines proposent même un portail salarié avec contrôle d’accès où le personnel peut consulter son planning, soumettre une demande de congés, etc., de manière très pratique.
